Năm 2025: Số hóa 100% hồ sơ ngành BHXH, lưu trữ từ 20 năm trở lên

17/10/2018, 14:51

Năm 2025: Số hóa 100% hồ sơ ngành BHXH, lưu trữ từ 20 năm trở lên - Mới đây, BHXH Việt Nam đã tổ chức Hội nghị trực tuyến về công tác lưu trữ năm 2018 và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0. Trong đó có mục tiêu số hóa 100% hồ sơ ngành BHXH, lưu trữ tài liệu từ 20 năm trở lên vào năm 2025.

Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Đào Việt Ánh phát biểu tại hội nghị.

Tại Hội nghị, Phó Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam Đào Việt Ánh nhấn mạnh: Công tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của Ngành. Thời gian qua, Lãnh đạo Ngành luôn quan tâm, chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ.

Theo Phó Tổng Giám đốc Đào Việt Ánh, trong bối cảnh xây dựng, vận hành Chính phủ điện tử và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ điện tử là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Ngành BHXH, tạo thuận tiện cho việc quản lý, khai thác hồ sơ, góp phần không nhỏ vào công tác cải cách thủ tục hành chính trong việc giải quyết chế độ cho người thụ hưởng BHXH. Với sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Ngành, sau thời gian triển khai, đến nay, lưu trữ hồ sơ hưởng BHXH toàn Ngành đã được chuyển đổi toàn bộ từ phương thức truyền thống sang lưu trữ hồ sơ điện tử số hóa, tiếp cận kịp thời cuộc cách mạnh công nghiệp 4.0.

Phó Giám đốc Đào Việt Ánh nêu rõ, công tác lưu trữ hồ sơ, chính lý hồ sơ phải làm thường xuyên, liên tục, cần phải số hóa hồ sơ điện tử toàn bộ toàn Ngành, giúp cho việc quản lý, tra cứu, lưu trữ thông tin khoa học, hiệu quả; phần mềm lưu trữ hồ sơ phải được thiết kế thống nhất, hiệu quả; dữ liệu lưu trữ toàn Ngành phải được liên thông, thống nhất giữa các hoạt động nghiệp vụ liên quan. Cùng với đó, cần thường xuyên tổ chức, đào tạo, tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn... Do vậy, Phó Tổng Giám đốc Đào Việt Ánh đề nghị: Hội nghị lần này cần tập trung vào những khó khăn, tồn tại, đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ của Ngành thời gian tới.

Tại điểm cầu các địa phương

Báo cáo tại Hội nghị, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, BHXH Việt Nam Nguyễn Thị Hà nêu bật những kết quả đạt được trong công tác lưu trữ 9 tháng đầu năm 2018. Theo đó, hiện tại, hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Ngành BHXH được chia thành 02 loại hồ sơ: hồ sơ hưởng BHXH; hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ. Tính đến hết tháng 9/2018, tổng số hồ sơ hưởng BHXH đang lưu trữ là 4.636.753 hồ sơ, tương đương 2.864 mét giá hồ sơ.

Theo bà Nguyễn Thị Hà: Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của BHXH Việt Nam luôn được chú trọng. Đến tháng 5/2017 toàn bộ số hồ sơ hưởng BHXH là 4.338.019 hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm dữ liệu của Ngành.

Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử đã chia sẻ đến BHXH Thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Ban Thực hiện Chính sách BHXH và BHXH các tỉnh Đồng Nai, Nghệ An, Hưng Yên, Vĩnh Long, Bình Dương. Ngay sau khi hội nghị, sẽ được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương để khai thác. Đây là một bước tiến vượt bậc trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu Ngành BHXH.

Ưu điểm hồ sơ hóa điện tử

Bà Nguyễn Thị Hà đánh giá, công tác khai thác hồ sơ điện tử trên môi trường mạng đã đáp ứng rất tốt nhu cầu công việc, thay thế hoàn toàn việc khai thác thủ công. Cán bộ lưu trữ thay vì phải trực tiếp vào kho rút hồ sơ thì nay chỉ cần truy cập vào phần mềm tìm kiếm và in hồ sơ cần khai thác giảm thời gian khai thác hồ sơ đang tìm kiếm bằng giờ, ngày sang tính bằng phút...

Ngày 24/8/2018 BHXH Việt Nam đã ban hành Quyết định số 1030/QĐ-BHXH Quyết định ban hành Phần mềm Lưu trữ Hồ sơ điện tử phiên bản 1.0 triển khai trong toàn Ngành BHXH. Với cách thức khai thác tại Phần mềm “Lưu trữ Hồ sơ Điện tử 1.0” sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng. Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file hình ảnh rõ nét.

Bên cạnh đó, trạng thái xử lý phiếu yêu cầu, thông tin trên phiếu yêu cầu nhanh chóng và danh mục văn bản yêu cầu đều cho kết quả như mong muốn. Đảm bảo an toàn dữ liệu, lưu trữ song song một kho hồ sơ giấy và một kho hồ sơ điện tử đặc biệt trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp. Cho phép báo cáo thống kê, số lượng chủng loại hồ sơ lưu trữ (theo các trường định nghĩa) trên các giao diện phần mềm nhanh chóng, dễ dàng, góp phần cải cách thủ tục hành chính.

Kết quả chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các tỉnh, thành phố

Tính đến nay đã hoàn thành và đang tổ chức thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại 36 BHXH tỉnh. Khi chưa chỉnh lý hồ sơ hành chính nghiệp vụ trong kho lưu trữ chưa xác định được là có tổng số bao nhiêu hồ sơ và hồ sơ thì chưa phân định được thời hạn bảo quản là hồ sơ nào vĩnh viễn, hồ sơ nào có thời hạn 70 năm, 50 năm, 20 năm, 10 năm và tài liệu loại.

Sau khi thực hiện công tác chỉnh lý về cơ bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ tồn đọng qua nhiều năm, hơn 20 năm đã được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, lập cơ sở dữ liệu quản lý, phục vụ tra tìm và khai thác sử dụng kịp thời và nhanh chóng.

Thời gian tới, BHXH Việt Nam tiếp tục tổ chức triển khai lưu trữ hồ sơ điện tử đối với hồ sơ hưởng BHXH, phấn đấu đến năm 2025 thực hiện 100% số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật và hệ thống để tạo lập, chuyển giao, thu thập, phân phối, sử dụng, bảo quản, lưu trữ hoặc loại hủy (khi hết giá trị) tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động nghiệp vụ...

Tại Hội nghị, các đại biểu đã tập trung đánh giá những kết quả đạt được công tác lưu trữ 9 tháng đầu năm 2018 và nêu ra những tồn tại, khó khăn, đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian tới. Đồng thời, đại diện Công ty Tecapro đã hướng dẫn và triển khai phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử phiên bản 1.0./.

Bình luận